Kinh Nghiệm Xuất Nhập Khẩu

Cách Điền Mẫu Packing List Như Thế Nào Cho Đúng

Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách điền mẫu Packing List như thế nào cho đúng. Hãy cùng nhau tìm hiểu thêm về khái niệm, cách phân loại cũng như cách điền mẫu một cách cụ thể nhé

Khái niệm về Packing List

Packing list với nhiều tên gọi khác nhau như phiếu hàng hóa, phiếu đóng gói,… thì nội dung của chúng chỉ có một là một loại chứng từ quan trọng trong quá trình thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là một loại giấy tờ đối chứng với đơn hàng về hàng hóa đã đặt mà người mua có thể kiểm tra khi nhận được hàng có đảm bảo với hàng hóa mà hai bên mua bán đã thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương hay không.

Giá trị thực tế của lô hàng không được thể hiện trên packing list mà trên đó chỉ thể hiện các thông tin cơ bản về hàng hóa như khối lượng hàng hóa, hình thức đóng hàng để vận chuyển,… Tuy nhiên, cũng có trường hợp packing list được gửi kèm với invoice sẽ thể hiện được thêm các thông tin khác về hàng hóa.

Cách Điền Mẫu Packing List Như Thế Nào Cho Đúng

Cách Điền Mẫu Packing List Như Thế Nào Cho Đúng

Các cách phân loại Packing list

Các mẫu packing list hiện nay đều được ghi rõ và cụ thể từng loại ứng với cách sử dụng chúng và các thông tin trên đó  có chi tiết hay không. Hiện nay, đa số các quốc gia đều sử dụng ba loại packing list, cụ thể từng loại như sau:

  • Detailed packing list: được gọi là phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa. Đây là loại packing list thể hiện được rõ rang, chi tết, cụ thể các thông tin về hàng hóa vận chuyển, để có thể kiểm soát hàng hóa được gửi đến và nhận sao cho phù hợp thì bên mua và bên bán thường sử dụng loại packing list này.
  • Neutrai packing list: được biết đến với cái tên phiếu đóng gói trung lập hàng hóa. Một đặc điểm khác biệt của loại packing list này là nó không ghi rõ tên người bán hàng hóa(shipper)
  • Packing and Weight list: Đây là loại phiếu đóng gói kèm theo phiếu kê trọng lượng của hàng hóa cần vận chuyển.

Packing list được sử dụng để làm gì?

Khi đọc một packing list chúng ta sẽ thấy được những thông tin gì, tác dụng của packing list cũng tương tự như vậy:

  • Nó cho biết trong một container có loại hàng hóa gì, khối lượng và trọng lượng cụ thể như thế nào?
  • Số kiện hàng trong một container, các kiện lớn hay nhỏ kích thước ra sao?
  • Cách thức xếp dỡ hàng hóa được thể hiện trên packing list quy định hàng hóa được xếp dỡ bằng các công nhân bốc vác trực tiếp hay dỡ bằng các thiết bị chuyên dụng như xe nâng.
  • Thời gian dự kiến dỡ hàng để xác định cụ thể số lượng hàng hóa dược dỡ trong 1 ngày để bên vận chuyển có thể tính toán và chuẩn bị nhân lực cùng với các thiết bị để quá trình xếp dỡ diễn ra thuận lợi và đúng tiến trình, thời gian phù hợp.
  • Các sản phẩm nào nằm trong kiện nào, quy định cụ thể như vậy giúp quá trình kiểm hàng được thuận lợi, nếu có bất kỳ hư hỏng gì thì nhà xuất nhập khẩu có thể tìm kiếm nguyên nhân gây tổn thất và yêu cầu bên vận chuyển bồi thường,

Cách làm Packing List chuẩn

Thông thường trong một packing list bao gồm một số nội dung cơ bản các bạn cần lưu ý và điền chính xác thông tin sau khi down mẫu về

  • Các thông tin của công ty phát hành: Logo, tên, địa chỉ, số fax,… được thể hiện ngay đầu văn bản
  • Thông tin về Seller (người bán hàng): Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
  • Số packing list và ngày packing list: là bằng chứng cho quá trình vận chuyển hàng hóa.
  • Thông tin về buyer (người mua hàng): Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
  • Cảng load hàng (Port of Loading): cảng mà hàng hóa được vận chuyển lên tàu để chuyển đến nơi nhận.
  • Cảng đến (Port of Destination): Là nơi cần vận chuyển hàng hóa đến.
  • Tên tàu, số chuyến tàu
  • Số ngày dự kiến tàu sẽ chạy
  • Thông tin về hàng hóa: loại hàng, mẫu mã,…
  • Khối lượng hàng hóa theo đơn vị cụ thể kèm theo số thùng, số kiện đóng một đơn vị hàng hóa.
  • Trọng lượng của hàng hóa không kèm thùng, kiện đựng hàng hóa.
  • Tổng trọng lượng bao gồm các vật dụng buộc, đựng hàng hóa. Chỉ cần đmả bảo cho tổng trọng lượng không vượt quá số an toàn mà tàu cần vận chuyển.
  • Bên cạnh đó có thêm các ghi chú về hàng hóa
  • Xác nhận của bên bán có chữ ký và dấu đóng.

Ngoài ra, nếu chuyến vận chuyển cần tới nhiều container do khối ượng hàng hóa lớn và loại hàng hóa cần công đoạn đóng gói tỉ mỉ thì cần phải có  Detailed Packing List. Thực chất, đây là một loại phiếu ghi chi tiết hơn về hàng hóa và thường được gửi kèm Packing List. Packing List được sử dụng để làm thủ tục kê khai với cơ quan hải quan còn Detailed Packing List được sử dụng đối với người mua để kiểm soát lô hàng mà mình nhập về có đúng thực tế hay không.

Vì là một loại giấy tờ cụ thể hóa về thông tin hàng hóa nên trên Detailed Packing List buộc phải ghi rõ số container và khối lượng hàng được đóng trong từng kiện, từng loại hàng cụ thể và mã hàng, ký hiệu nếu có.

Ngoài ra, nếu quá trình vận chuyển không cần nhiều container mà hàng hóa cần đóng gói đơn giản không quá phức tạp thì việc detail không quá quan trọng mà người bán chỉ cần kết hợp Commercial Invoice và Packing List vào một phiếu khai chung là được.

Qua việc tìm hiểu về Packing List (Detailed Packing List), nhà xuất nhập khẩu hoặc bất kỳ ai có thể đọc phiếu này đều có thể hiểu các thông tin cơ bản ghi trên đó, các thông tin về hàng hóa được ghi cụ thể chi tiết từ đó có thể tính toán được thời gian cần thiết để dỡ hàng và cách sắp xếp sao cho hợp lý, khoa học vào kho đối với người mua.

Packing list thường được gửi cho consignee khi hàng được đóng xong để người mua có thể dễ dàng hơn trong việc kiểm tra hàng hóa đảm bảo điều kiện.

Trên đây là một số thông tin cơ bản về packing list và cách làm packing list chuẩn, hy vọng bạn có thể áp dụng vào trong công việc một cách thành công!

Join The Discussion